Axura Logo
Axura Blog

SPUNTI E CONVERSAZIONI DI UN’AGENZIA
SPECIALIZZATA IN INTERAZIONI DIGITALI

SPUNTI E CONVERSAZIONI

Home » Riflessioni » Videoconferenze online, gratis e non: 7 soluzioni per lo smart working nel 2018 [AGGIORNATO APRILE 2020]

Videoconferenze online, gratis e non: 7 soluzioni per lo smart working nel 2018 [AGGIORNATO APRILE 2020]

Stella Fumagalli

Tempo di lettura: 10′

[Ultimo aggiornamento il 27 aprile 2020]

Quando vivevo in Brianza avevo la fortuna di lavorare a letteralmente due passi da casa: la maggior parte delle persone che conosco e che vivevano nella mia stessa zona – invece – dovevano andare e tornare ogni giorno da Milano: sono circa 20/25 km a tratta, non è una tragedia, no?

E invece per tanti lo era: un caro amico doveva attraversare tutta la città per andare in ufficio e con il traffico dell’ora di punta ci metteva quasi due ore ad arrivare in ufficio e due ore a tornare casa: sommate alle 8 ore di lavoro (9, mettendoci l’ora di pausa), si fa presto a capire che per alcune persone il viaggio verso il posto di lavoro cinque giorni alla settimana è uno sforzo psicologico (ed economico! Benzina, caselli, etc.) non da poco.

data-wp-pid=
Fonte immagine: https://goo.gl/2gksxo

Quel mio amico (che intanto, per fortuna, ha cambiato lavoro) avrebbe dato qualsiasi cosa per essere tra le 250.000 persone circa che in Italia praticano lo smart working, lavorando quindi da remoto, nel luogo – e talvolta nell’orario – più comodo per il lavoratore.

Il telelavoro è stato regolato ad aprile 2017 da una legge che ne stabilisce orari e garanzie: prima non esisteva una normativa dedicata e, anche per questo, molte aziende non consideravano lo smart working un’opzione praticabile.

A metterlo in pratica in passato erano più che altro le grandi multinazionali, ma ora anche le PMI se ne stanno interessando: sembra essere un trend destinato a crescere e, soprattutto, sembra soddisfare tutte le parti in gioco, dipendenti ed aziende.

I primi sono più contenti perché riescono a conciliare la vita privata con quella lavorativa (perché le ore che passi in coda in tangenziale le puoi usare per fare altro), sentendosi più sereni: si calcola che lo smart working arriverebbe a far risparmiare a persona circa 85 ore all’anno in termini di tempo e 1.000 € in costi di pendolarismo.

"
Fonte immagine: https://goo.gl/4xgQ92

Le aziende, dal canto loro, non possono che trarre beneficio da una forza lavoro più serena e soddisfatta e, quindi, anche più produttiva (oltre a risparmiare sui costi).

Se però, da una parte, lo smart working risolve diversi problemi, dall’altra crea una serie di necessità: bisogna trovare forme di comunicazioni immediate a prescindere dalla distanza e, se per le esigenze di tutti i giorni può essere sufficienti chattare con i colleghi di lavoro, ci sono alcuni casi in cui invece è necessario trovare uno spazio comune, parlarsi e, magari, anche guardarsi in faccia.

Lo si può fare facilmente, comodamente (e gratis, in molti casi) con i servizi di videoconferenza online: questi strumenti sono utili in tutte le situazioni nelle quali le persone che devono interagire fra loro si trovano in posti diversi, ad esempio:

  • colloqui di lavoro
  • formazione (mooc, webinar, seminari, etc.)
  • riunioni con clienti e/o fornitori
  • riunioni con colleghi da remoto

In passato gli strumenti di videoconferenza (o teleconferenza) erano principalmente software e servizi molto costosi che potevano permettersi quasi esclusivamente le grandi multinazionali e che venivano visti come una sorta di “extra” che poteva fare comodo più che come un vero e proprio strumento di cui non si poteva fare a meno.

Ora invece ci sono moltissimi servizi online di videoconferenza che rendono questo strumento accessibile a tutti, dalle aziende (grandi o piccole che siano) ai singoli.

Quali sono i vantaggi di utilizzare un servizio di videoconferenza in ambito lavorativo o formativo?

Oltre al poter parlare con i colleghi che lavorano da remoto, le teleconferenze rappresentano per l’azienda un risparmio significativo in termini di tempo e costi da sostenere per eventuali trasferte o viaggi di lavoro, senza contare gli innegabili vantaggi per l’ambiente (ad esempio il telelavoro fa risparmiare 141 kg di CO2 a persona all’anno).

Se state pensando che per alcuni casi potrebbe bastare anche la cara vecchia telefonata, state dimenticando che una grossa parte della comunicazione avviene attraverso il linguaggio non verbale: sguardi, gesti, postura, sono tutti elementi che ci danno indizi importanti sull’andamento di una conversazione e sul modo in cui ciò che diciamo è recepito (particolarmente importante durante i colloqui di lavoro, le riunioni con i clienti, etc.).

Pensate invece che la videoconferenza non potrà mai sostituire l’interazione faccia a faccia tradizionale, quella tra due (o più) persone fisicamente vicine nello spazio? Non possiamo darvi torto, di certo non c’è paragone! Quando questo non è possibile, però, una teleconferenza può essere la soluzione adeguata.

La videoconferenza, poi, può dare anche una mano a mitigare la sensazione di sentirsi isolati che talvolta può essere pesante per alcuni lavoratori che operano da remoto.

 data-wp-pid=
Fonte immagine: https://goo.gl/vT4EbM

Videoconferenza? Sì, ma solo se fatta bene

Risparmio di tempo, di denaro, di inquinamento… Le videoconferenze sono la soluzione ideale per tutti i problemi di coloro che desiderano comunicare a distanza in ambito lavorativo?

"
Fonte immagine: https://goo.gl/ouSQWE

Ovviamente dipende dai casi; le videoconferenze sono comunque uno strumento che generalmente si rivela utilissimo per le aziende ma solo se si verificano determinate condizioni:

  • la qualità della connessione dev’essere buona (per non dire ottima): non serve a nulla fare una videoconferenza se il video salta, l’audio si sente a scatti, la comunicazione cade ogni 2×3…
  • i partecipanti alla videoconferenza devono sapere “come comportarsi”: ci sono delle regole da rispettare per la buona riuscita di una teleconferenza; parlare nel microfono, farsi inquadrare, rispettare i tempi di conversazione… Se questi elementi vengono a mancare, la comunicazione non sarà efficace
  • utilizzare un dispositivo comodo per le proprie esigenze: magari uno smartphone può bastare se dobbiamo fare una conferenza veloce, se invece dobbiamo prendere parte a una riunione con varie persone in cui verrà condiviso lo schermo, usata una lavagna virtuale, etc. dobbiamo essere sicuri di poter utilizzare uno schermo che ci permetta di fruire comodamente di tutti questi strumenti
  • essere in un luogo adeguato: lavorare a distanza permette di poter essere operativi dal luogo in cui ci è più congeniale; se ci piace lavorare da uno Starbucks affollato va benissimo, non quando dobbiamo però fare una videoconferenza; in questo caso è necessario scegliere un posto più tranquillo, senza eccessivo rumore di fondo che disturbi la comunicazione, con una luce sufficiente per poterci rendere ben visibili e con una connessione adeguata

I principali servizi di videoconferenza: Skype For Business e Google Meet

Come abbiamo già detto prima, nel passato i software di videoconferenza erano – in linea generale – pochi, costosi e di certo non alla portata di tutti, ma principalmente delle grandi multinazionali.

Oggigiorno sarebbe difficile trovare qualcuno che non abbia mai utilizzato Skype o Google Hangout per comunicare (considerando anche che le videochiamate sono tra i mezzi di comunicazione più usati tra i millenial) sia in ambito personale sia in quello lavorativo.

 data-wp-pid=
Fonte immagine: https://goo.gl/SuJXiS

Skype e Google  (con i loro corrispettivi dedicati alle aziende Microsoft Teams – ex Skype For Business ed ex Lync di Microsoft – e Google Meet*) sono i servizi di teleconferenza gratuiti più conosciuti e utilizzati, ma non sono di certo gli unici.

*Dal 4 di maggio 2020 fino a settembre dello stesso anno Google Mee premium è gratis per tutti!

Per districarsi tra la scelta dei vari servizi di videoconferenza disponibili online ci siamo fatti delle domande sui requisiti che devono avere per essere presi in considerazione:

  • sono gratis (o almeno, oltre a quella a pagamento, hanno anche una versione gratuita)?
  • sono un software o un’app da installare o sono web/cloud based?
  • hanno la funzione di screen sharing?
  • la qualità del video e dell’audio è buona?
  • hanno la funzionalità di lavagna virtuale?
  • permettono la registrazione della videoconferenza?

Queste sono alcune tra le caratteristiche che, a nostro parere, risultano più importanti nella scelta di un servizio di videoconferenza online (ma ovviamente le priorità cambiano a seconda delle necessità d’uso); tenendo in considerazione queste funzionalità abbiamo scelto cinque servizi di teleconferenza tra quelli più utilizzati, descrivendone le caratteristiche principali. Pronti?

1. Gotomeeting

 data-wp-pid=
Immagine presa dal sito di Gotomeeting

Gotomeeting è un servizio di Citrix e fa parte della app suite GoTo (insieme a GoToWebinar and GoToTraining); è un software a pagamento che, però, ha anche una versione gratis con funzionalità basiche e ovviamente più limitate rispetto alla versione premium.

La versione free offre videoconferenze con un massimo di tre partecipanti e la possibilità di registrare la teleconferenza oltre all’integrazione con le applicazioni Office sia per la versione desktop sia per quella mobile.

Purtroppo la funzione di lavagna virtuale (uno spazio condiviso con tutti i partecipanti alla videconferenza dove poter scrivere, tracciare schemi, diagrammi, etc.) è disponibile solo per la versione a pagamento.

2. Join.me

 data-wp-pid=
Immagine presa dal sito di Join.me

Ha un’interfaccia molto semplice ed intuitiva e, come la maggior parte dei servizi di videoconferenza, offre una versione gratuita e una a pagamento: la particolarità di join.me è che gli utenti con la versione free possono interagire con quelli che posseggono la versione premium.

Non c’è bisogno di installare nessun plug in e nessun software, si fa tutto online: la versione free permette videoconferenze VoIP fino a 10 partecipanti e, in caso di necessità, si può utilizzare l’assistenza clienti via email.

3. Appear.in [Aggiornamento febbraio 2020: Appear.in non è più disponibile]

data-wp-pid=
Immagine presa dal sito di Appear.in

Questo servizio è completamente web-based, non c’è quindi bisogno di scaricare nessuna applicazione o nessun software; la versione free permette videoconferenze fino a 8 persone che possono accedere alla videoconferenza attraverso un link senza bisogno di fare il login o registrarsi.

Appear.in è veloce e la qualità del video e dell’audio sono buone: in più, oltre alle videoconferenze (che possono venire registrate), permette anche di chattare. Una pecca è la necessità di scaricare un’estensione per poter utilizzare la funzione di screen sharing (disponibile anche per la versione gratis).

4. Anymeeting

data-wp-pid=
Immagine presa dal sito di Anymeeting

Anymeeting è l’ex Freebinar: è a pagamento (9,99 dollari al mese per la versione base).

Permette di avviare videoconferenze fino a 200 partecipanti e ha parecchie funzionalità: screen sharing, registrazione di meeting, conferenza telefonica, assistenza tecnica gratuita, collegamento con Twitter e Facebook…

Il servizio è completamente web based, quindi non dobbiamo scaricare nulla ad eccezione di un plug in per poter usare la funzione di screen sharing.

5. Zoom video communications

 data-wp-pid=
Immagine presa dal sito di Zoom

La versione gratis permette di arrivare a 100 partecipanti per videoconferenza ma c’è un limite di 40 minuti* per le riunioni di gruppo (mentre le conferenze one to one sono illimitate); durante le videoconferenze di gruppo è possibile utilizzare le funzioni di screen sharing e di lavagna virtuale.

Zoom è cloud based e dà la possibilità anche avviare conferenze vocali (senza video): è inoltre possibile scambiarsi messaggi di testo, file audio e immagini con tutti i partecipanti a una videoconferenza.

* questo limite è stato tolto durante l’emergenza Coronavirus

6. Jitsy Meet

Immagine presa dal sito di Jitsy Meet

Jitsy Meet è un servizio Cloud a cui si può accedere attraverso app (per iOS e Android) o anche tramite browser.

Non solo si tratta di uno strumento gratuito, ma non è neanche necessario registrarsi: basta andaresul sito, avviare una videochiamata e darle un nome.

Una volta che la videochiamata ha un nome, verrà fornito il rispettivo link che può essere condiviso con tutti coloro che desiderano partecipare alla videoconferenza.

Attraverso specifiche estensioni è anche possibile integrare Jitsy Meet con Google Calendar o con l’account di Office 365.

La versione gratuita permette fino a 75 partecipanti (anche se è consigliato un massimo di 35 per prestazioni ottimali).

Altre funzionalità della versione gratuita sono:

  • livestreaming: trasmette dal vivo la videoconferenza tramite YouTube
  • condivisione dello schermo

7. Webex

Webex è il servizio di videoconferenza di Cisco che – come conseguenza dell’emergenza COVID19 – ha deciso di migliorare l’offerta della sua versione gratuita che, ora, permette:

  • fino a 100 partecipanti a riunione (prima erano 50)
  • durata illimitata delle riunioni (prima erano 40 minuti(
  • numero illimitato di riunioni
  • condivisione di desktop, file, lavagna e app
  • funzione di collaborazione con WebEx Teams
  • funzione per dispositivi mobile
  • funzuoni di sicurezza
  • supporto onlie

Oltra a questa versione gratuita già molto ricca, Webex prevede una versione Starter (12,85 € al mese per organizzazione di piccole dimensioni), una versione Plus (17,30 € al mese per organizzazione di medie dimensioni) e una versione Business (26,55 € al mese per organizzazione di grandi dimensioni); tutti i piani si possono consultare a questa pagina.

Il futuro delle videoconferenze tra telepresenza e realtà virtuale

Abbiamo visto come le videoconferenze possano essere fondamentali per mettere in comunicazione persone che hanno bisogno di interagire pur essendo in luoghi diversi; alcune aziende (ad esempio quelle che hanno sedi sparse per il mondo) decidono di fare ancora di più ed installano una telecamera nell’ufficio “lontano” che proietta la registrazione su uno schermo posto nell’ufficio “vicino” (e viceversa).

Premettendo che è fattibile solo se la connessione è ottima, il risultato è quello di avere una sorta di “finestra” che collega i due uffici: che poi la distanza fra loro sia un piano dello stesso edificio o migliaia di chilometri, poco cambia.

Una soluzione del genere però non può essere presa senza pensare alle conseguenze legali, per lo meno in Italia dove c’è una normativa severa che regola l’uso delle telecamere nei posti di lavoro.

Se volessimo andare ancora oltre troveremmo CISCO con il suo triplo schermo H.265 (3 schermi da 70” l’uno che supportano l’ultra definizione 8k) che permette una telepresenza attualmente senza paragoni utilizzando la metà dell’energia e della banda degli attuali sistemi di telepresenza.

Ha bisogno invece di banda molto più larga la Room2Room di Microsoft, un sistema di telepresenza che si basa sulla realtà aumentata per creare un’interazione estremamente realistica tra due interlocutori lontani che potranno creare una copia virtuale di loro stessi e proiettarla nella stanza in cui si trova la persona con cui desiderano comunicare.

Invece di una copia fedele di voi stessi preferireste poter creare un avatar a vostro piacimento? E’ possibile con Facebook Spaces, una sorta di social network completamente virtuale dove il nostro avatar può, in un ambiente virtuale, trascorrere del tempo insieme ai nostri amici di Facebook (o meglio, insieme ai loro avatar) che per mille ragioni non riusciamo ad incontrare nella vita reale.

Ovviamente per poter comunicare fra colleghi che lavorano da remoto non c’è bisogno di spingersi a tanto: però la strada è tracciata e sembra proprio che nel futuro i servizi che ci permetteranno di essere in due posti contemporaneamente non faranno altro che aumentare e rendere l’esperienza delle telepresenza sempre più realistica.

Quante ore in coda in tangenziale devono passare prima che questo accada? Speriamo il meno possibile! 😉