La casella di posta elettronica nasce per essere uno strumento attraverso cui, essenzialmente, mandare e ricevere messaggi.
A questi messaggi, nel quotidiano di ognuno, corrispondono spesso delle azioni: arriva la bolletta della luce? Apro il calendario e segno entro quando pagare. Ricevo la presentazione di un progetto? Leggo e prendo nota dei concetti più utili e interessanti. Mi scrivono per chiedermi di organizzare un evento? Segno che lo devo fare, e appena riesco comincio ad appuntarmi una scaletta. Eccetera…
Per fare tutte queste (e altre) operazioni, ciascuno di noi ha impostato nel tempo dei “percorsi” di gestione delle mail sulla base della propria comodità, ma tanti sono ancora portati a vivere la casella di posta elettronica come un’entità separata da tutto il resto: lì si gestiscono solo le mail, mentre il calendario e l’agenda sono da un’altra parte, in un altro posto ancora si mettono gli appunti e così via.
Google sta invece cercando (e ormai da tempo…) di superare questo concetto, attraverso l’integrazione di tante di funzioni diverse in un solo strumento, per offrire un’esperienza d’uso più snella e comoda.
Il recente aggiornamento di Gmail si è concentrato in particolare sulla versione desktop della casella di posta elettronica (ossia quella che si usa da PC o notebook), introducendo una serie di novità che permettono di gestire funzioni diverse e pianificare le attività usando una sola scheda del browser, anziché saltare di qua e di là da un servizio all’altro.
Fino a pochi giorni fa Gmail offriva già la possibilità di chattare e fare chiamate con Hangouts e di visualizzare una piccola parte di agenda, con un calendario e gli appuntamenti segnati a venire, senza abbandonare la finestra della posta elettronica.
Oltre a questo c’era un pannello, posizionato in alto a destra sia in Gmail che in molti altri prodotti Google, che permetteva di raggiungere in maniera molto rapida altri strumenti come Calendar, Keep, Drive, Contatti, oppure di tornare su Gmail partendo da essi.
Grazie a tutte queste risorse Gmail poteva già essere facilmente utilizzata come strumento di lavoro, come abbiamo visto in passato nel blog e come molti sperimentano nel proprio quotidiano usando, per esempio, le risorse messe a disposizione dagli account di G Suite.
Dal 25 aprile 2018, però, Google ha fatto un passo avanti ulteriore, annunciando – attraverso il proprio blog – di aver messo a disposizione un importante aggiornamento di Gmail che ridisegna sostanzialmente l’impatto della schermata introducendo una maggiore integrazione tra tante funzioni diverse.
La logica che ha guidato il team di Gmail nella fase di sviluppo è stata spiegata dal product manager del servizio:
abbiamo voluto rendere le nostre caselle di posta elettronica più sicure e più produttive Jacob Bank, a The Verge
Cosa è cambiato?
- Il Design
- L’integrazione con altri servizi di Google
- Google Tasks
- Le estensioni: tasto +
- La funzione posticipa (Snooze)…
- …E quella “nudge”
- La gestione dall’anteprima
- La visualizzazione degli allegati
- La modalità riservata
- L’allarme anti-phishing
- Gmail offline
- Smart Reply e Smart Compose
- L’impostazione delle notifiche
- La disiscrizione (facile) dalle newsletter
Il Design
Alcuni aspetti sono immediatamente evidenti, come l’uso di un design arrotondato che strizza l’occhio al “Material Design 2” (ossia l’aspetto dell’interfaccia grafica che Google userà per le prossime versioni di Android).
Un’altra cosa che si nota subito – anche perché viene esplicitamente richiesto di fare una scelta al momento del passaggio dalla “vecchia” alla “nuova” Gmail – è la trasformazione della vista con la possibilità di scegliere tra due versioni più compatte e simili a quella a cui siamo abituati e una sostanzialmente nuova, che integra gli allegati all’interno di ogni mail permettendoci di vederli direttamente dall’anteprima: ci torneremo nel dettaglio più avanti, parlando della nuova visualizzazione degli allegati.
Sempre a colpo d’occhio notiamo la comparsa, a destra, di una colonna stretta che ospita quattro icone, corrispondenti ad altrettante funzioni.
Queste modifiche non sono solo estetiche, ma sono funzionali ad una migliore esperienza utente.
L’integrazione con altri servizi di Google
Chi è abituato a usare i servizi di Google riconoscerà subito le prime due come quelle di Calendar e di Keep, mentre la quarta è un comune “+” e la terza rimanda a Google Tasks, un servizio attivato già qualche tempo fa ma solo ora ripensato in maniera sostanziale e abbinato a un’App dedicata.
Ognuna di queste icone rimanda al relativo servizio, che si può vedere – e usare – nella colonna di anteprima, che si apre a destra, senza dover aprire nuove schede del browser.
Se su Calendario e Keep c’è poco da dire (a parte che le possibilità di personalizzare gli eventi e le note mostra qualche limite, almeno in questa prima fase, e che se qualcuno condivide un calendario con noi nell’anteprima non lo potremo vedere), la vera novità è Tasks perché permette di creare un elenco delle attività da fare con la modalità della classica “checklist”.
Google Tasks
Le attività possono essere riordinate in base alla loro importanza, semplicemente trascinandole su e giù; in alternativa si può scegliere l’ordinamento per data (dalla più urgente alla più lontana), a patto di aver attribuito a ciascun task anche una “scadenza”, altrimenti quelli che non ne hanno una finiscono in coda a quelli che ce l’hanno.
Per ogni attività è possibile impostare delle “attività secondarie”. Questo può tornare utile se in un unico momento dobbiamo affrontare diversi argomenti: al task principale “telefonare al cliente” possiamo legare i sotto-task “farsi spedire una brochure”, “listino prezzi”, “elenco fornitori” e così via.
Questa funzione ha ancora qualche piccolo limite: se si segna come completato il task principale anche quelli collegati spariscono, ma nel caso in cui ci si sbagli e si voglia tornare indietro non è possibile ripristinare in automatico anche i livelli primario / secondario.
Inoltre le attività principali e quelle secondarie non sono distinguibili nell’elenco: l’unica cosa che permette di riconoscerle è il fatto che, se proviamo a contrassegnare come completata l’attività principale, si attiva la spunta anche sulle sotto-attività collegate a quella, mentre sarebbe stato più utile visualizzare le attività separate come blocchi diversi tra loro oppure attribuire caratteristiche diverse (come un carattere più piccolo, una spunta differente o un rientro maggiore) alle attività secondarie.
Un’altra utile funzione di Google Tasks è la possibilità di crearne a partire da singole mail, semplicemente trascinandole nella colonna di destra. Anche in questo caso si possono aggiungere delle sotto-attività e una data di “scadenza” entro la quale vogliamo riuscire a completare l’attività collegata.
Se poi (come me) avete bisogno di suddividere le attività in diversi ambiti, per esempio per separare quello lavorativo dal privato, è possibile creare più elenchi diversi.
Da qualche giorno, infine, Google Tasks è anche un’App disponibile sia nel Play Store di Google che per iOS: in questo modo le attività create usando Gmail (e Google Tasks) da desktop restano sincronizzate anche su smartphone e tablet, e viceversa possiamo creare delle liste da mobile e passare poi a gestirle dal computer.
Le estensioni: tasto +
La quarta icona a cui abbiamo accennato prima è un “più”, che offre la possibilità di integrare altre estensioni oltre a quelle già previste “di default” nella colonna di destra.
Al momento ce ne sono una trentina, e diverse tra queste offrono funzioni simili a quelle che Google mette a disposizione già di suo (ma magari con servizi, come Trello, che qualcuno è già abituato a usare da tempo); è possibile che in futuro ne vengano sviluppate altre, per offrire ulteriori potenzialità alla casella di posta elettronica attraverso nuove integrazioni: per questo vi consigliamo di tornare di tanto in tanto a dare un’occhiata, non si sa mai…
La funzione posticipa (Snooze)
Altrettanto dirompente (se non di più), anche se non ugualmente evidente, è l’introduzione della funzione “posticipa” (o Snooze) per ogni email.
Chi dal 2014 a oggi ha provato Inbox, l’interfaccia che Google ha sviluppato come alternativa a Gmail per la gestione (in particolare da mobile) della posta elettronica, con ogni probabilità penserà “finalmente”.
In effetti la possibilità di posticipare una email, rimandandola fino al momento in cui effettivamente serve rimettersela davanti agli occhi, era una delle funzioni più utili e innovative introdotte da Inbox.
Grazie a essa è possibile svuotare almeno un po’ la casella della posta in arrivo, ma soprattutto ritrovare in alto l’email che ci serve al momento opportuno, anziché lasciarla scivolare sempre più in basso all’interno in un mare di altre comunicazioni (con il rischio di perderla di vista).
Mettiamo di ricevere una mail in cui un amico ci ricorda che dobbiamo acquistare i biglietti per uno spettacolo: se in quel preciso momento non possiamo, con la funzione “posticipa” riusciamo a rimandarla a più tardi, quando invece avremo la possibilità di farlo.
La mail scomparirà dalla nostra vista e ci verrà ripresentata in un momento successivo, che possiamo impostare a nostro piacimento.
Per usare la funzione “posticipa” dobbiamo cliccare sull’icona dell’orologio che compare:
- a destra in ogni email quando ci passiamo sopra con il cursore
- nel menù che troviamo sopra a ciascuna mail quando l’abbiamo aperta
In qualsiasi momento, se vogliamo vedere tutte le email che abbiamo rimandato a più tardi possiamo cliccare sull’icona dell’orologio nel menù di sinistra e accedere a questa selezione.
…E quella “nudge”
Ci sono poi messaggi che, con il passare del tempo, possono finire nel dimenticatoio, nonostante richiedano di essere letti e gestiti entro un certo lasso di tempo.
Un caso potrebbe essere quello di un negozio online che ci suggerisce di aggiornare la nostra password di accesso dopo aver subito un attacco hacker che potrebbe averla messa in pericolo: una situazione che è meglio non sottovalutare…
Grazie a una tecnologia che fa ricorso all’intelligenza artificiale, e che valuta diversi fattori tra cui il nome del mittente e il contenuto del messaggio di posta elettronica, Gmail è in grado di riconoscere email importanti come queste e “spingerle” nuovamente – e in automatico – sotto i nostri occhi mettendole nelle prime posizioni della casella di posta in entrata, con un testo evidenziato che ci “invita” a gestire il messaggio.
Stando a quanto dichiarato da Gmail, il cosiddetto “nudge” verrà usato con parsimonia, ma resta una funzione che Google si tiene sempre a disposizione per aiutarci a non perdere di vista conversazioni veramente importanti.
La gestione dall’anteprima
Abbiamo appena accennato alla possibilità di posticipare una mail senza aprirla: è una delle (quattro) opzioni che abbiamo a disposizione, assieme ad archivia, elimina e contrassegna come letto (o da leggere, a seconda dello stato della mail).
Questa funzione serve per superare la necessità di entrare in ogni singola mail per gestirla, e permette di risparmiare di volta in volta qualche secondo: se lo moltiplichiamo per il numero di messaggi che riceviamo ogni giorno, il vantaggio comincia a essere tangibile.
La visualizzazione degli allegati
Quando si passa dalla “vecchia” Gmail a quella nuova, la prima domanda che ci fa Google riguarda la compattezza della visualizzazione.
Non dobbiamo spaventarci per la scelta che faremo, dato che è reversibile in qualsiasi momento (si può fare dal menù impostazioni, a cui si accede sempre partendo dall’icona dell’ingranaggio); possiamo invece valutare quale delle tre ipotesi che ci vengono offerte preferire:
- Predefinita
- Normale
- Compatta
L’ultima opzione dev’essere stata pensata per chi preferisce avere un gran numero di messaggi sotto gli occhi: nello stesso spazio ce ne stanno all’incirca il 30% in più rispetto a quelli presentati nella visualizzazione “normale”, ossia quella a cui siamo abituati ormai da anni.
La visualizzazione predefinita, invece, introduce un’altra novità interessante (che comunque è stata ripresa anch’essa da Inbox, al pari della funzione “posticipa” di cui abbiamo già scritto): quando una email contiene degli allegati questi si possono visualizzare senza il bisogno di entrare in ogni singola mail.
Anche in questo caso il risparmio di tempo è evidente: di base si elimina un click, ma si semplifica anche la ricerca degli allegati nelle mail del passato.
Supponiamo di ricordare che un PDF che ci serve oggi ci sia stato inviato per mail qualche mese fa da un nostro collega: non è più necessario provare a risalire a quale fosse l’oggetto della mail, perché già nell’elenco di tutte le email ricevute dal nostro collega (che possiamo filtrare quando serve) possiamo vedere anche il nome e il formato dell’allegato e non serve più entrare nella singola mail per aprirlo.
Il suggerimento di dare un oggetto significativo alla mail e di nominare i file in maniera chiara e facilmente comprensibile, e memorizzabile, resta comunque sempre valido 😉
La modalità riservata
Gmail ha integrato anche un’altra funzione particolarmente innovativa, che però non è immediatamente evidente: per scoprirla, infatti, bisogna entrare nella finestra di composizione di una nuova mail.
Stiamo parlando della possibilità di creare messaggi “a tempo”, che in pratica si autodistruggono dopo una scadenza che possiamo impostare a seconda delle nostre esigenze (e anche modificare anticipandola, se necessario).
I messaggi inviati con “modalità riservata” non possono essere inoltrati a terzi (o meglio, se lo si fa chi li riceve non può comunque vederne il contenuto), non si può fare il copia / incolla del loro contenuto, non si possono stampare e neppure scaricare, allegati compresi.
Per una maggiore sicurezza, poi, è possibile impostare la funzione che prevede l’invio via SMS di un Passcode, necessario per aprire la mail: in questo caso, però, è necessario conoscere (e inserire) il numero di telefono del destinatario della mail stessa.
“Modalità riservata” può essere utilizzato, per esempio, per inviare delle password a chi collabora con noi, e anche se non ci mette al riparo assoluto dal rischio che chi riceve il messaggio possa poi farne una copia (basta fare una stampa dello schermo per aggirare il blocco, o appuntarsi le parti salienti con carta e penna) nasce soprattutto per prevenire il rischio che si condividano involontariamente delle informazioni sensibili con le persone “sbagliate”.
Un esempio? Mettiamo che non funzioni un rubinetto, e nostro padre si offra di andare a casa nostra a dare un’occhiata; in una mail gli ricordiamo il codice dell’allarme, poi la conversazione prosegue (e il rubinetto ancora non funziona) e ci troviamo costretti a girarla a un idraulico, per spiegare qual è il problema e segnalargli che non saremo noi ad accoglierlo ma nostro padre.
Se inoltriamo l’intera conversazione, l’idraulico vedrà anche il codice per disinserire l’allarme; se invece per quella parte abbiamo usato una mail in “modalità riservata”, l’idraulico non potrà accedere al suo contenuto, e quindi al nostro codice riservatissimo.
L’allarme anti-phishing
Sempre a proposito di sicurezza (che se vi ricordate era uno dei due “pilastri” indicati da Google come base per lo sviluppo della sua nuova Gmail), è stata introdotta una nuova modalità di segnalazione del (sospetto) phishing.
Come è noto, il phishing è quella tecnica con cui qualche malintenzionato cerca di spingerci a rivelare informazioni personali particolarmente sensibili, come dati i d’accesso alla banca online oppure il numero della carta di credito, per poi poterci sottrarre indisturbato del denaro.
Riconoscere le mail di phishing non è sempre facile: talvolta capiamo che lo sono dall’utilizzo di loghi e immagini raffazzonati, oppure di un italiano stentato, ma nei casi delle truffe più sofisticate anche questi campanelli d’allarme possono venir meno, lasciandoci esposti al rischio.
Quando la “nuova Gmail” rileva un messaggio che sembra contenere un tentativo di phishing, lo segnala con un grande box rosso che non può non essere visto. Sta poi a noi decidere se dare retta a questo “suggerimento” e cestinare la mail senza interagire oppure ritenerla invece attendibile e darle seguito.
Gmail offline
Un limite delle webmail, ossia di quelle applicazioni che ci permettono di gestire la posta elettronica attraverso un browser web, è sicuramente rappresentato dal fatto che se non c’è connessione non abbiamo a disposizione neanche le nostre email.
L’aggiornamento 2018 di Gmail permette di superare anche questo limite, a patto di usare il browser Google Chrome sul proprio computer e di aver attivato la modalità Offline.
Per riuscirci bisogna andare in “Impostazioni” (partendo, come sempre, dall’icona dell’ingranaggio che si trova in alto a destra) e da qui nel menù “Offline”, dove è possibile attivare la funzione e gestire le diverse opzioni.
In pratica in questo modo si sceglie di salvare temporaneamente le email degli ultimi 7, 30 oppure 90 giorni sul proprio computer, perché siano disponibili anche quando non c’è nessuna connessione.
Possiamo leggere i messaggi, scaricare gli allegati e soprattutto rispondere, anche se non istantaneamente: la mail finirà nella cartella “Posta in uscita” fino a quando non torneremo collegati a internet, quando poi verrà inviata.
Una funzione molto comoda soprattutto per chi viaggia, in particolare in aereo (ma anche in treno, visto come funziona il WiFi su certi convogli del nostro Paese… 🙁 )
Smart Reply e Smart Compose
Su queste funzioni al momento conserviamo un margine di curiosità, perché sono state annunciate ma non sono ancora disponibili (quantomeno non per tutti: il rollout è in corso).
Smart Reply esiste già dal 2015 come funzione di Inbox e dal 2017 nell’App di Gmail, ma solo in questi giorni sta per essere distribuita anche a chi usa Gmail da pc e notebook: abbiamo cominciato a intravederla in alcuni dei messaggi ricevuti negli ultimi giorni.
Per svilupparla Google è partita da una semplice constatazione: se leggere un messaggio è comodo non sempre lo è altrettanto riuscire a rispondere, anche se talvolta basterebbero poche parole per farlo.
A un invito a mangiare una pizza, per dire, può bastare rispondere “sì ci sono” oppure “no, non posso”, e sono proprio piccole frasi come queste quelle che vengono proposte in un pulsante bordato di azzurro che può essere trasformato in risposta con un semplice click, senza bisogno di scriverlo materialmente.
A selezionare le frasi “standard” che ci vengono proposte è un’intelligenza artificiale, che si basa sulle risposte più comuni che vengono date a messaggi simili a quelli che abbiamo ricevuto e impara di continuo per riuscire a perfezionarsi ed essere sempre più vicina alle nostre reali esigenze.
Il testo standard può poi anche essere modificato, ma costituisce la base iniziale della nostra risposta.
Accanto alle “smart replies” Gmail si prepara a metterci a disposizione un altro strumento “intelligente”, Smart Compose.
Il funzionamento alle spalle è analogo: un’intelligenza artificiale impara di volta in volta quello che siamo soliti scrivere (come la nostra classica forma di saluto) e ce lo propone sullo sfondo mentre stiamo digitando.
Possiamo continuare a scrivere parola dopo parola “in prima persona” e il resto dei suggerimenti si aggiornerà di volta in volta, oppure se la frase che ci viene suggerita è proprio quella che avevamo intenzione di digitare possiamo risparmiare lo sforzo di completarla semplicemente pigiando il tasto tab: in questo modo, sarà Gmail a scrivere quel pezzo al posto nostro.
Oltre al risparmio in termini di tempo, Smart Compose riduce il rischio di fare errori di digitazione o di ortografia nella fretta, aiutandoci a creare email corrette più velocemente.
L’impostazione delle notifiche
Fin qui abbiamo parlato delle novità che riguardano Gmail per chi la usa “da desktop”, ma c’è anche qualche aggiornamento che riguarda l’App.
Il più impattante è la possibilità, che era stata già introdotta in Inbox by Gmail nel 2014, di impostare anche nella Gmail “tradizionale” delle notifiche “intelligenti”, che ci vengono date solo quando riceviamo dei messaggi particolarmente significativi (anziché a ogni email che riceviamo).
La stima fatta da Gmail prevede che in questo modo le notifiche saranno ridotte del 97% rispetto ai livelli attuali, con minore stress per chi le vede arrivare e, dall’altro lato, la possibilità di ricevere istantaneamente la segnalazione delle comunicazioni più importanti.
La disiscrizione (facile) dalle newsletter
Una delle cose che più di tante altre “intasa” le nostre caselle di posta elettronica sono le newsletter, a cui spesso ci iscriviamo per restare aggiornati sulle novità da questo o quel servizio e sulle sue offerte (oppure perché attiviamo la relativa spunta senza pensarci troppo su al momento di un acquisto).
Alcune newsletter diventano un nostro appuntamento di lettura fisso, mentre altre finiscono direttamente nel cestino o non vengono mai aperte. Per queste ultime Gmail propone in automatico un box di disiscrizione in cui ci chiede se, visto che non aperto un messaggio da quel particolare mittente nell’ultimo mese, vogliamo continuare a ricevere i suoi aggiornamenti via mail oppure no. In entrambi i casi basta un tap.
Tutto quanto detto fin qui per Gmail vale anche per la sua versione compresa in G Suite, il pacchetto di servizi digitali che Google propone alle aziende che vogliono usare la posta elettronica e tante altre utilità avendo un dominio di proprietà ma lasciando che la gestione resti affidata a Google, con tutti i vantaggi che questo comporta in termini di assistenza e sviluppo.
Oggi come oggi, con la posta elettronica che per tante persone è diventata a tutti gli effetti uno strumento di lavoro (e per molti è uno dei più utili), novità come quelle introdotte da Gmail con l’aggiornamento 2018 rappresentano dei validissimi alleati per la gestione dei messaggi e la pianificazione delle attività lavorative che ne consegue.
Alleati che possono far pendere l’ago della bilancia ancora di più nella direzione che porta le aziende verso la scelta di affidarsi ai servizi di Google per il proprio business.
