Per conto di un nostro cliente, stiamo curando un nuovo progetto di business, ProntoPannolino: per farla breve, si tratta di un servizio di acquisto di pannolini (e altri prodotti per l’igiene e il benessere dei più piccoli) online con una formula tipo abbonamento.
Si tratta di prodotti di un nuovo marchio da lanciare sul mercato e che, quindi, devono ancora farsi conoscere dal pubblico: per questo motivo, prima dell’effettivo lancio del servizio, si è deciso di inviare ad alcuni tester un box di prova con diversi prodotti in modo tale che potessero utilizzarli e poi dare un giudizio sulla loro qualità.
Per raccogliere i dati relativi all’invio di prova (nome, cognome, indirizzo, etc.) e per tenere traccia dei feedback sui prodotti all’interno del box, avevamo la necessità di somministrare dei sondaggi da mandare via mail ai tester selezionati: per farlo, abbiamo utilizzato i Google Form.
Non abbiamo dovuto pensarci due volte per prendere questa decisione: i Google Form (o Moduli Google, se vogliamo usare il loro nome ufficiale in italiano) sono facilissimi, comodissimi e gratuiti; chi è già abituato a lavorare con i documenti condivisi di Drive, poi, si sente come a casa propria, perché le funzioni in comune sono davvero tante: anche i Form si possono condividere, editare, personalizzare, etc.
Esattamente come per un documento o un foglio di calcolo di Drive, infatti, possiamo decidere chi ha accesso al Modulo, chi lo può vedere ma non editare, chi lo può anche modificare, possiamo renderlo accessibile a tutte le persone in possesso del link, etc.
Ho già detto poi che a farli ci si mette un attimo? Da quando ho creato il primo Modulo a quando l’ho completato (con le domande che mi ero già preparata) non è passato nemmeno un quarto d’ora; con una manciata di minuti in più si riesce anche a personalizzare (un minimo) il template e ad aggiungere dei plugin gratuiti, di cui parleremo più avanti.
L’esperienza è così positiva che dopo averne creato uno cominci a pensare che sarebbe il caso di realizzare un breve tutorial per tua madre così la prossima volta che ti invita a cena, invece di tenerti mezz’ora al telefono per chiederti cosa preferisci mangiare, può mandarti via mail un bel sondaggio a risposta chiusa 😉
Ok, (forse) ho esagerato, ma è comunque vero che i Google Form sono uno strumento che può rivelarsi utile ben oltre la sfera professionale: mettiamo il caso che, in un momento di nostalgia, ci venga voglia di organizzare una rimpatriata con la classe delle superiori per andare tutti insieme a Gardaland.
A noi è venuta l’idea, a noi tocca organizzare il tutto, ma ci vuole pochissimo perché un piano divertente si trasformi in un incubo… Cominciamo preparando una mail per spiegare la nostra proposta e nella quale dovremo necessariamente fare una serie di domande: quando preferite andare? Come? Con chi?
Con questa semplice mail, scateneremo l’inferno: da quel momento in poi arriverà uno tsunami di messaggi di risposta in cui ognuno dice la propria (io voglio andare in treno, io in pullman, io in macchina, io vengo solo se andiamo dalle 15:30 alle 16:00 dei venerdì pari del mese di luglio, ma bada bene che vi sia plenilunio e che Marte e Venere siano allineati) e in cui immancabilmente c’è il simpaticone che dice “ma vi ricordate la gita a Gardaland del ‘96 quando ho vomitato sulle montagne russe addosso a un bambino tedesco” e tutti cominceranno a parlare di quell’aneddoto dimenticandosi il vero motivo della mail (le nostre domande per organizzare la gita) e rendendo impossibile qualsiasi pianificazione.
Quando ciò accade, l’organizzatore (in questo caso noi) passa per diversi stati d’animo e prese di coscienza: prima di tutto gli ritorna la memoria, e si ricorda di odiare tutti i suoi ex compagni delle superiori. Subito dopo diventa ambientalista, sa tutto sul cambiamento climatico e pensa (spera) che l’effetto serra causerà degli sconvolgimenti termici tipo “The Day After Tomorrow” e che forse c’è la possibilità che Gardaland a luglio sia chiuso per forti nevicate.
Se ci fosse venuto subito in mente di usare i Google Form per organizzare la rimpatriata, invece, ne avremmo guadagnato in tempo e, probabilmente, in salute. Ci avremmo messo cinque minuti di numero per creare il nostro bel sondaggio a risposta chiusa (così da evitare qualsiasi digressione, per simpatica che sia):
(“Other? Ma come other? I miei compagni delle superiori avevano tutti 4 in inglese!” Tranquilli, l’opzione “altro” viene visualizzata nella lingua del browser dell’utente che lo riceve – nel mio caso inglese).
Una volta creato il Modulo, lo possiamo inviare ai nostri contatti in diversi modi: mandando una mail in cui copiamo il link che rimanda al sondaggio, oppure facendo sì che il corpo stesso della mail sia il sondaggio. In questo modo per rispondere non ci sarà nemmeno bisogno di uscire dal client di posta! (Volendo è anche possibile embeddarlo in un sito web o in un post all’interno di un blog, come abbiamo fatto noi qui sotto: )
Come facciamo poi a tenere sotto controllo le risposte che gli utenti danno? Quando creiamo un sondaggio, automaticamente viene creato in Drive un foglio di calcolo in cui vengono raccolte tutte le risposte.
Vi si accede dal Modulo stesso (da cui si può anche arrivare alla sezione dei grafici) e in questo modo avremo tutte le risposte ben ordinate in un unico posto, senza che la nostra casella di posta elettronica venga subissata di mail.
Ma se siete dei control freak come me, avete anche la possibilità di ricevere via mail una notifica ogni volta che un utente invia il form compilato: per farlo basta installare Form Notifications, uno dei tanti add-on gratuiti a nostra disposizione in grado di rendere ancora più completa e migliore l’esperienza utente.
Ma vediamo un altro esempio di situazione in cui l’uso dei Google Form ci semplifica la vita: mettiamo di lavorare nell’ufficio Risorse Umane di un’azienda, e di dover organizzare un evento di team building; vorremmo proporre un’esperienza “escape room” (tranquilli, di solito sono più divertenti e meno letali di quelle di SAW ;)) ma, per essere sicuri di non fare un buco nell’acqua, vorremmo sondare il terreno fra il personale ed assicurarci che la proposta sia ben ricevuta, magari inserendo anche un video di YouTube per far capire meglio ciò di cui stiamo parlando (scrollate il form per visualizzare il video alla fine).
Un invio in mail a tutti i dipendenti e il gioco è fatto!
E qui, se c’è qualche responsabile delle risorse umane che mi sta leggendo, dirà: “fai presto a parlare, cara Stella, non lo sai che le nostre email vengono sempre lette per ultime? Se avessimo bisogno dei risultati entro una certa data, saremmo punto e a capo”.
In realtà c’è un altro add-on gratuito che si rivela particolarmente utile in tutte quelle situazioni in cui c’è una scadenza da rispettare o quando è necessario tenere in considerazione solo un certo numero di risposte: si tratta di formLimiter e dà la possibilità di “bloccare” il Modulo (ciò significa che se cercassimo di mandare il sondaggio, non ce lo permetterebbe) se si verificano determinate condizioni.
Ad esempio, possiamo impostare un giorno e un’ora determinati in cui sospendere il Modulo: da quell’ora in poi se un utente cerca di inviare il sondaggio, gli comparirà un messaggio (che possiamo personalizzare) che lo avverte che non è più possibile inviare risposte.
In alternativa, possiamo decidere di sospendere il sondaggio al raggiungimento di un numero massimo di invii: se desidero che il Modulo non venga inviato più di 30 volte, posso fare in modo che – una volta superato il trentesimo invio – questo smetta di accettare risposte.
Infine, possiamo anche determinare la sospensione del Form quando una cella specifica raggiunge un certo valore: pensiamo di organizzare una visita a un museo a cui non possono partecipare più di 30 persone; nel foglio di calcolo delle risposte, il numero dei partecipanti viene raccolto nella cella C2.
Quindi diciamo al Modulo che quando il valore della cella C2 è uguale a 30 (ovvero il numero massimo dei partecipanti) il form deve essere sospeso, e chi c’è c’è e chi non c’è non c’è.
Certo, se cominciamo ad implementare add-on e a personalizzare le impostazioni, probabilmente per creare un sondaggio ci metteremo ben più di 5 minuti, ma rimane comunque un’operazione facile e intuitiva: stessa cosa nel caso di sondaggi “elaborati” dove possiamo anche inserire interruzioni di pagina. A cosa servono?
Mettiamo che in un sondaggio la domanda 3 ammetta due risposte, sì e no. Se rispondiamo sì andiamo avanti con la domanda successiva (la 4) mentre se rispondiamo no dobbiamo andare alla domanda 20, che si trova a pagina 3; cliccando sul no l’utente viene reindirizzato automaticamente alla pagina e alla domanda corrispondente.
Come abbiamo detto poco fa, la creazione di questo genere di Moduli richiede un po’ più di tempo, ma online è possibile trovare alcuni modelli già fatti di cui possiamo servirci (ce ne sono parecchi, ad esempio, legati all’insegnamento): in questo modo abbiamo già tutto pronto con il minimo sforzo.
Consiglierei di usare Google Form a qualsiasi persona che calpesta la superficie terrestre? Sì. Ma mi rendo conto che ci sono alcune realtà che difficilmente prenderebbero in considerazione questo strumento.
Mi immagino i grandi brand della moda, e penso che se dovessero somministrare un sondaggio presumibilmente lo farebbero con strumenti ben diversi e parecchio più cari; ma non solo perché Google Form è poco chic e non posso personalizzarlo con gli Swarovski, infatti nel decidere che strumento è meglio utilizzare in questi casi c’è spazio anche per altre considerazioni.
Pensate alla privacy: i Moduli fanno parte degli strumenti messi a disposizione da Google, quindi ogni dato che viene inserito passa sui server di proprietà di Big G; non tutte le aziende ne sarebbero contente, ed è (anche) per questo che con buona probabilità la loro scelta ricadrebbe su altri strumenti.
Per tutti i comuni mortali però, tra cui le PMI, Google Form rimane uno strumento utilissimo a cui vale davvero la pena dare una possibilità: certo, là fuori ci sono numerosi programmi e servizi decisamente più evoluti, tipicamente a pagamento (basti pensare a Wufoo, acquisito nel 2011 da SurveyMonkey che – in questo campo – è uno dei punti di riferimento).
Se, però, non abbiamo esigenze particolari e vogliamo affidarci a uno strumento gratuito, Google Form permette già di fare molto, anche grazie alla possibilità di implementare i vari add-on.
