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Un client di posta elettronica gratis, comodo e sicuro? Facile, Gmail! [AGGIORNATO]

Alessandro Fumagalli

Tempo di lettura: 20′

[Ultimo aggiornamento il 24 giugno 2015] Dire che la posta elettronica sia entrata a far parte del quotidiano di ognuno di noi non è certo uno scoop. Del resto, ormai la si usa per un sacco di cose: tenere i contatti, “far girare“ dei documenti, restare aggiornati su offerte e promozioni (e noi, che lavoriamo tutti i giorni a Ultimoprezzo.com, ne sappiamo qualcosa), ricevere le bollette… Potenzialità, tantissime: chi più ne ha, più ne metta.

Casella email pulita
Tenere in ordine la propria casella mail? Una faticaccia, vero?

Naturalmente, la si usa anche in azienda; quanti di noi si ritrovano, ogni giorno, a “dover” spendere parecchio tempo per gestirla? Controllare, cancellare, rispondere, archiviare, inoltrare… Tenerla sotto controllo, per molti, è diventato una parte fondamentale del lavoro.

Mentre per l’indirizzo personale possiamo scegliere il programma di posta elettronica (anche se molti, in gergo, lo chiamano semplicemente “client“) che preferiamo, oppure sperimentarne diversi in contemporanea, nella maggior parte delle aziende – quelle più grandi in particolare – il “pacchetto” è ben definito, e in genere viene imposto dall’alto: ti dicono quale client usare, e non si scappa; la casella te la configura l’IT manager, che è lo stesso che si (pre)occupa anche dei backup… Insomma, c’è poco da inventare, ma può anche essere un bene: se non altro quando qualcosa non funziona si sa sempre a chi fare riferimento (e no, non siete voi 🙂 ).

Il discorso cambia quando la lente d’ingrandimento si sposta sulle PMI. Qui il quadro è molto più variegato: non avendo (spesso) al proprio interno qualche risorsa dotata delle competenze necessarie “per”, queste aziende, di solito, si affidano a servizi di web hosting sia per il sito che per le mail, e – naturalmente – ognuno di questi offre le proprie soluzioni, più o meno di qualità.

I costi per accedere a questo genere di servizi si vanno riducendo, dato che sul mercato la concorrenza continua ad aumentare, e ormai qualunque azienda può avere (e spesso ha) il proprio dominio – il classico www.nomeazienda.it – e delle caselle di posta elettronica “a tono”, di solito sullo stile “nomeecognome@nomeazienda.it” (o .com, .eu o altro ancora).

inbox con outlook
Nessuno vi sta mandando mail, siete sicuri?

Per controllarle? In genere si usa Microsoft Outlook (o altri client simili), semplicemente perché si è sempre fatto così e ormai si è abituati: si configura la casella in locale sul proprio computer e, mediamente, si scaricano lì tutti i messaggi, magari senza tenere una copia sul server perché altrimenti lo spazio disponibile (che non è mai tantissimo, specie nelle soluzioni più economiche) si esaurisce in fretta. Backup? Tutti concordi nel dire che sarebbe utile, ma quanti nel concreto lo effettuano regolarmente?

E le interfacce web? Sì, “in dotazione” ce le hanno (quasi) tutte le caselle aziendali, ma quanti di noi le usano? Di solito ci si ricorda di averle solo quando si è fuori ufficio, lontani dalla propria postazione di lavoro, e c’è un’emergenza da gestire. Quante volte è capitato? Se vi chiedessimo di fare degli esempi, probabilmente ne avreste un elenco lunghissimo… Beh, non avreste voluto avere a disposizione uno strumento più comodo per affrontare la situazione?

Certo, negli ultimi anni, con l’esplosione del mercato di smartphone e tablet – e il continuo affinarsi dei modelli in circolazione – c’è un’opportunità in più: poter gestire la posta anche da lì, ovunque ci si trovi (o meglio ovunque ci sia una connessione, e in Italia non sempre ce n’è una all’altezza del compito – anche se la situazione sta migliorando).

Apple Mail per iPhone e iPad
Mail, il client di Apple che ci consente di scaricare la posta su iPhone e iPad, da diversi account (fonte: https://goo.gl/SqvoLC)

Tanti dunque hanno cominciato a scaricare la posta del lavoro, oltreché sul computer (col loro buon Outlook, di cui abbiamo già detto) pure sul telefonino. Anche qui, però, la scelta privilegiata è… Usare il corrispettivo di Outlook.

Che si chiami “Mail” (per iPhone e iPad) o sia la versione firmata Android, poco cambia: la logica è la stessa, ossia tenere una copia delle mail in locale (o per fortuna, a volte, solo delle intestazioni).

Ma sincronizzare il tutto tra i diversi dispositivi talvolta può essere anche più problematico, e il rischio di perdere di vista qualche mail importante, così, cresce. Se poi pensiamo allo spazio, che già è poco (consumato da foto, video, app e molto altro), il problema può diventare notevole, soprattutto su smartphone e tablet non espandibili (e gli appassionati della Mela ne sanno qualcosa).

Insomma, per la posta elettronica tante persone, così molte aziende, si trovano tra le mani degli strumenti che hanno qualche limite oggettivo e che non sempre – e non tutti – sono in grado di padroneggiare al meglio. Strumenti che, per giunta, nel caso delle aziende hanno pure un costo (che per piccolo che sia comunque c’è).

gmail-googleVista così, la situazione potrebbe sembrare sconfortante. Per fortuna, però, le alternative ci sono, ma anche qui (un po’ come per il web hosting) ce ne sono “enne”. Molti, ad esempio, si trovano bene con Gmail, il servizio di posta elettronica gratuito messo a disposizione da Google.

Gmail è uno dei progetti su cui “Big G” ha investito di più in termini di sviluppo, e – onestamente – si vede. Lo dimostra il fatto che si disimpegna molto bene anche con chi la sceglie per usarla come qualcosa in più di una casella di posta elettronica “tradizionale”: infatti è anche un’alternativa validissima al “caro vecchio Outlook” che avete installato sul vostro PC e/o in ufficio, e sapete perché?

Documenti in Cloud
Mail e documenti? Avere una copia in Cloud può essere meglio…

Tutto in Cloud

Anzitutto, perché ci offre i vantaggi di portare tutto nel Cloud, alla massima potenza. Mail sempre accessibili online, da qualunque dispositivo, anche quelli su cui non è configurata la nostra casella di posta elettronica: basta accedere (ovunque ci troviamo, sempre che ci sia rete) con nome utente e password. Quotidianità o emergenze, si gestiscono entrambe con la stessa semplicità.

Gratis

Secondo aspetto, tutt’altro che trascurabile: creare un account Gmail “base” sarà pure una soluzione “artigianale” se vogliamo, ma è gratis. E’ un po’ quello che potreste aver già fatto in passato, quando vi siete creati una casella usando i vari Alice, Libero, Tiscali… Solo che ora vi stiamo suggerendo di farlo con Gmail, perché rispetto a quelli ha tante altre qualità (e potenzialità) in più.

Già, perché di norma tutte le aziende che hanno un sito su un service esterno, nel “pacchetto” si sono trovate anche un tot di caselle di posta elettronica abbinate, con tanto di personalizzazione del dominio magari. Talvolta, però, chi ha scelto di giocare al risparmio si è portato a casa uno strumento con qualche limite, principalmente di spazio disponibile e di comodità d’uso.

Gmail invece permette di superare questi limiti, e se la versione “pro” di Google Apps for Work comunque comporta una spesa extra (di almeno 40 euro all’anno per account), e le alternative di pari valore anche, con gli account “base” di Gmail invece “non-ci-sono-costi”: potete creare indirizzi all’infinito, ma con la tranquillità di affidarvi (gratis) al servizio di posta elettronica più usato al mondo, con 900 milioni di account esistenti.

Fa differenza? Eccome se ne fa!

Spazio da vendere (e da comprare)

Spazio di archiviazione Gmail
Lo spazio di archiviazione su Gmail abbonda, e se non basta si può anche espandere

Ad esempio, non dovrete più stare lì col bilancino a misurare lo spazio disponibile della vostra casella mail; qui ci sono 15 GB per ogni account, e se è vero che servono anche per i documenti condivisi di Google Drive, di cui vi abbiamo già parlato qualche tempo fa (mentre per le foto che volete archiviare e condividere c’è un altro servizio, che è stato presentato al recente Google I/O, e che non ha limiti di spazio) resta pur sempre un bel bagagliaio, no?

Non dovesse bastare, con 1,99$ al mese si può arrivare ad avere fino a 100 GB a disposizione; se anche così non fosse sufficiente, ci sono le soluzioni “Business” della suite Google Apps for Work, che con 4 – o 8 – euro per account al mese mettono a disposizione anche memoria illimitata e una serie di servizi di supporto attivi 24/7. Costi in linea coi migliori che girano sul mercato, per avere a disposizione uno strumento in grado di offrire molto di più: è una bella opportunità, ma… E’ un’altra storia. Torniamo al nostro account Gmail “base”.

Dicevamo che può funzionare proprio come se fosse Outlook, e il perché è presto detto: volendo, si possono infatti configurare tutti i diversi account di posta che abbiamo in giro dicendogli di reindirizzare la posta anche su Gmail. L’indirizzo di Tiscali creato all’epoca delle prime connessioni a internet, quello di Hotmail che si usava per chattare in MSN, e poi Libero, Yahoo, etc. Per tenerli sotto controllo tutti insieme, da un punto solo, basta un account Gmail: la posta arriva tutta lì, si può “etichettare” o filtrare per tenerla divisa nei diversi ambiti, e anche per rispondere possiamo scegliere quale indirizzo utilizzare.

Salvi dallo SPAM

Usare Gmail vuol dire anche avere a disposizione un SMTP (il protocollo standard per la trasmissione via internet di e-mail) molto efficace. Che significa, in concreto?

In sostanza, Google verifica continuamente che le mail spedite usando Gmail siano inviate da mittenti affidabili, ad esempio quelli che non fanno invii multipli (considerati una delle prime fonti di spam).

Se è possibile – e magari vi sarà pure già capitato – che un indirizzo affidato a uno dei tanti piccoli servizi di web hosting che ci sono in giro per qualche ragione sia finito in una blacklist (e magari ve ne accorgete solo quando il cliente vi sollecita telefonicamente l’invio urgente di un lavoro che però voi avete già spedito), è molto più difficile che in questa blacklist finisca gmail.com: tutti i suoi “interlocutori”, che si chiamino Fastweb, Libero, o Vattelapesca, stanno molto attenti a non bannare gli indirizzi Gmail mettendoli in una lista nera, perché significherebbe chiudere la porta a un potenziale di 900 milioni di account. Sarebbe un bel problema, e chiunque lo avesse – crediamo – si affretterebbe a porvi rimedio, no?

E alla fine arriva Inbox 😉

Inbox di Gmail
Con Inbox, si possono rimandare le mail o contrassegnare come completate: obiettivo posta zero – quando non serve (fonte: http://goo.gl/ERQIEt)

Da qualche tempo, poi, Google ha lanciato anche Inbox: se Gmail è una casella di posta elettronica “coi fiocchi”, ma pur sempre di stampo tradizionale, Inbox è invece uno strumento ancora più evoluto di gestione intelligente delle mail, che consente di organizzare le notifiche in modo da farle comparire solo nel momento in cui ci servono o le possiamo/dobbiamo gestire.

Le varie newsletter cui ci siamo iscritti? Se ne può rimandare la lettura a un dato momento della giornata, quando si è più liberi, anziché perdere tempo a dargli un’occhiata (magari pure frettolosa) appena arrivano. Oppure la mail con gli appunti che dobbiamo avere sotto gli occhi alla riunione in programma tra un paio di giorni, anziché tenerla nella casella, con Inbox possiamo posticiparla e farla ricomparire solo nel momento del bisogno.

Inizialmente riservata a chi ha ricevuto un invito (che per giorni è stato ambitissimo), da fine maggio Inbox è disponibile per chiunque ha un account Gmail, e accessibile sia online che dall’app (creata sia per iOS che per Android). Lo strumento è in evoluzione, e sicuramente ancora perfettibile, ma la sensazione è che possa diventare un valido aiuto: lo teniamo d’occhio 😉

E’ gratis, è comodo, è evoluto e in continuo aggiornamento, è disponibile (quasi) sempre e ovunque e ci mette a disposizione una quantità di spazio che ha pochi eguali; insomma: Gmail ha tutte le carte in regola per rivelarsi un ottimo client di posta elettronica sia per i singoli utenti che per le aziende, anche nella versione “base”. Se cercate un’alternativa ai limiti di Outlook e del vostro attuale client, questa è sicuramente un’opzione validissima; se poi vi serve una mano per configurarla al meglio, eccoci pronti ad aiutarvi con una piccola guida.

Come si configura Gmail?

Anzitutto digitate “Gmail” sul vostro browser (o in alternativa, seguite questo link) e cliccate sul primo risultato che vi comparirà, ammesso che non abbiate già un account (in questo caso, se volete crearne uno nuovo, effettuate il logout).

Se navigate da desktop, arriverete in questa pagina. Cliccando sul bottone blu in alto a destra, comincia la procedura.

gmail

E’ molto semplice: si mette nome, cognome, data di nascita. Poi bisogna scegliere il nome utente, ossia l’indirizzo.

Un consiglio: cercate di essere credibili! Anche se Gmail vi servirà solo come client per controllare la posta elettronica che arriva agli indirizzi aziendali, e quelli continueranno a essere il vostro contatto principale (ad esempio sul sito, sui biglietti da visita, etc.), meglio evitare certi exploit adolescenziali come “pallina86”, “capitantsubasa” e simili: nell’immaginario, le caselle Gmail sono ritenute le più professionali, e usando un nome vero vi tenete aperta la possibilità di sfruttare Gmail non solo per controllare le mail del lavoro, ma anche come account personale.

Entrare nel “Pianeta Google”

Questa registrazione non vi darà solo un account di posta elettronica, ma vi permetterà di accedere a tutti i servizi di Google: Now, con le sue ricerche intelligenti (basate sul vostro uso del profilo); Chrome, il browser web; YouTube, Google Play (con la sua gamma di App e contenuti), il social network Google+, Maps e i documenti condivisi di Drive.

Senza dimenticare che Gmail è anche chat e videochiamate, con gli Hangout! Con nome utente e password, si può accedere ovunque ci sia una connessione al proprio mondo, e tenere tutti questi ambiti sempre sincronizzati in modo da ricominciare da dove si era interrotto.

Landing Page Gmail
Ora che siamo “dentro”, che si fa?

Gmail mette a disposizione una serie di opzioni di configurazione guidata, per semplificare il compito: si può scegliere un tema di sfondo e impostare un’immagine del profilo (attenzione: comparirà sia nelle vostre mail che su tutti i servizi associati all’account Google, ma in ogni caso non siamo obbligati…), e vabbè, è tutto utile ma non così indispensabile.

Personalizza account Gmail
Il menù di personalizzazione dell’account Gmail ci guida alle operazioni più utili

Ricevere mail e importare contatti

Ben più interessante la possibilità di importare i contatti e la posta da un altro account.

C’è una procedura guidata, spiegata in questa pagina (che non è così semplice da trovare), altrimenti non disperate: la procedura può essere ripetuta in ogni momento, per tutte le volte che è necessario, partendo dal menù impostazioni che trovate nell’angolo in alto a destra della vostra casella – è quello con l’ingranaggio!

menu-impostazioni-gmail

Qui potete configurare moltissimi aspetti, su cui torneremo a breve, ma per importare le mail del vostro client aziendale andate su “Account e importazione”, quindi scegliete “Controlla la posta da altri account”. Vi chiederà di inserire l’indirizzo da cui volete scaricare la posta.

importazione-mail-gmail

Poi, inserendo la password, si passa a configurare le modalità dell’importazione. In base al provider di origine, Gmail propone un elenco di opzioni per server POP e porte tra cui dovete scegliere quelle che consentono ai due client di dialogare.

configurazione-import-posta-gmail

Passiamo ai flag: se state importando le mail da un altro programma di posta elettronica, Gmail consiglia di spuntare il primo per lasciare una copia di backup sul server d’origine. Sarebbe la “best practice”, ma se lo spazio disponibile da quelle parti non è tantissimo, forse è meglio scaricarsi la posta definitivamente su Gmail, in modo da svuotare progressivamente l’altra casella e non rischiare che si blocchi perché piena.

Inoltre suggerisce di usare sempre una connessione protetta, e se ciò dovesse intralciare l’importazione contattare l’assistenza clienti dell’altro provider. C’è sempre l’alternativa di deselezionare il flag, ma questo renderebbe più vulnerabile l’account (e visto quanto sta diventando importante la posta elettronica per gestire il nostro quotidiano, meglio evitare);

infine, si può scegliere di far applicare in automatico un etichetta ai messaggi che arrivano dal “vecchio” account, in modo da poterli sempre distinguere a colpo d’occhio. Infine meglio non flaggare l’ultima opzione, “Archivia messaggi in arrivo”, se non si vuole che la posta ricevuta dall’altro account venga archiviata prima ancora di essere letta.

Et voilà: fatto!

A questo punto, grazie alla funzionalità Mail Fetcher di Gmail, tutta la posta elettronica che avete configurato così (fino a un massimo di cinque account) arriva in Gmail: dapprima viene scaricato l’archivio dei messaggi, e poi via via fino ad arrivare quelli nuovi, con una sincronizzazione costante.

gmail-import-contattiDopodiché, volendo, si possono anche importare i contatti in Gmail. La precondizione è che abbiate esportato un elenco in CSV dall’altro client di posta.

Al momento in cui scriviamo ci sono dei “lavori in corso” per questa sezione, che Google sta aggiornando, dunque non possiamo fornirvi molte indicazioni. Ad ogni modo, per accedere alla sezione bisogna andare sul menù “Gmail” (in alto a sinistra della pagina) e selezionare nella tendina la voce “contatti”, poi nella schermata che si aprirà cliccate su “altro”, “importa” e seguite le istruzioni.

Usare Gmail per l’invio

Proprio come il nostro “vecchio” Outlook, anche Gmail ci dà la possibilità di ricevere la posta di più indirizzi ma anche di mandarla, da più indirizzi.

La procedura è simile a quella descritta prima: sempre da “Impostazioni”, alla voce “Account e importazione”, si può aggiungere un nuovo account da “Invia messaggio come”.

impostazioni-invia-ricevi-gmail

Qui si imposta il nome del mittente (e vi consigliamo di usare proprio il vostro, visto che comparirà nella casella mail del destinatario) e si inserisce l’indirizzo che si vuole aggiungere alla propria “console”. C’è anche la possibilità “Considera come un alias”, che consente di gestire gli invii di posta al posto di un altro: ora che le ferie si avvicinano un po’ per tutti e che ognuno avrà il suo turno di meritato relax, questa funzione può tornare utile se vogliamo affidare a un collega il compito di gestire l’invio mail al posto nostro.

Un mondo di funzioni extra

etichette Gmail
Con le etichette basta un colpo d’occhio per ricordarsi l’argomento delle email

Queste le impostazioni base per gestire più account di posta dalla propria casella di Gmail, ma Gmail è così ricco di funzioni – in costante evoluzione – che poi si può personalizzarlo a piacimento in modo da semplificare (e snellire) al massimo la gestione delle mail che riceviamo ogni giorno: ad esempio si può scegliere lo stile tra predefinito, con tante sezioni quante sono le categorie di messaggi che riceviamo (anche se qui la customizzazione è molto limitata) o una casella prioritaria con le mail da leggere in alto e le altre a seguire, oppure si possono creare le cartelle e le relative etichette per dividere le conversazioni a seconda dell’ambito, e distinguerle con un semplice colpo d’occhio.

E poi ci sono i “Labs”, raggiungibili sempre partendo dall’ “onnipotente” menù impostazioni, con l’estensione per annullare gli invii entro i primi 60 secondi (provvidenziali per chi ha il click facile) *, quella per aggiungere Google Calendar nella stessa schermata della posta in arrivo, quella per distinguere gli indirizzi verificati da quelli di spam, e tante, tante altre

* Aggiornamento del 24 giugno 2015:

Quella che prima era un’estensione, da installare andando a ricercarsela nei Labs, oggi è una feature di Gmail in tutto e per tutto: da qualche ora è infatti online la funzione “Annulla invio”, e Google spiega bene come attivarla con pochi click in questa pagina. Una bella comodità, specie per i più frettolosi 😉

funzione annulla invio Gmail
Bastano un paio di click per impostare la funzione “Annulla invio” aggiornata su Gmail

Ok, questo è Gmail, il client di posta elettronica più famoso – e usato – al mondo. Ma non è mica l’unico con cui possiamo fare questi trick, anzi: c’è Windows Live Mail, che offre le stesse funzioni (del resto, è un’evoluzione del progenitore di tutti gli strumenti di controllo della posta, Outlook). E poi Apple Mail, Android, BlackBerry, Thunderbird, eccetera.

Ma non è tutto oro…

Già. perché Gmail ha tante, tantissime – e comodissime – qualità, ma c’è anche qualche cautela che è meglio adottare se lo si vuole utilizzare come client per controllare i propri indirizzi di posta elettronica.

Pop vs Imap
POP o IMAP? La scelta si può cambiare in corsa, ma meglio sapere a cosa andiamo incontro…

Guardate ad esempio questo warning della facoltà di fisica dell’Università di Harvard:
nel configurare Gmail come client “primario” per controllare la posta elettronica – come abbiamo fatto anche noi, seguendo le istruzioni viste prima – se non stiamo attenti potremmo scegliere di usare un protocollo POP, che è l’impostazione di default, anziché un IMAP.

Che differenza fa? Naturalmente lo spiega anche Gmail, ma semplificando, il primo prende la posta e la scarica su Gmail, senza lasciare un backup sul server dell’altra casella, mentre con IMAP le diverse caselle comunicano tra loro, si sincronizzano e (soprattutto) non si “rubano” la posta a vicenda.

Il vantaggio di IMAP è proprio qui: se per qualche ragione Gmail non dovesse funzionare, o dovesse avere dei ritardi nel download di tutte le caselle, si potrebbe rimediare andando a controllarle una ad una con le proprie credenziali, cosa che invece usando un protocollo POP non sarebbe possibile (col rischio di perdersi qualche mail per strada). Certo, come anticipato prima questo consiglio vale soprattutto se le altre caselle mail sono belle capienti, altrimenti conservando la posta anche lì c’è il rischio di consumare lo spazio disponibile e mandarle in blocco, se non ci si ricorda di andare a svuotarle periodicamente.

Non solo: quante volte vi è capitato di entrare nella sezione “Contatti” di un sito e trovare, anziché un form da compilare, degli indirizzi di posta elettronica bell’e pronti sui quali basta semplicemente cliccare per mandare una mail? Comodo vero?

Peccato che, di default, se clicchiamo su questi indirizzi il computer ci apre il client di posta elettronica che ha preinstallato, e che però (probabilmente) non stiamo usando. Tocca configurare anche questo? Non necessariamente…

Già, perché anche qui una soluzione c’è, anche se bisogna fare un passaggio dalle impostazioni. Del browser, stavolta.

icone-google-chromePrendiamo ad esempio Google Chrome, non fosse altro perché è di gran lunga il browser più usato al mondo: in questo caso basta andare sulla scheda dove è aperta Gmail, cliccare sull’icona dei due quadrati intersecati e scegliere la voce “consenti” nel menù a tendina che compare, poi confermare le impostazioni con “fine”.

Procedure analoghe esistono anche per gli altri browser, come viene spiegato bene in questo post, e se volete una mano per riuscire a seguirle… Come dire: sapete dove trovarci, no? 😉

Perché il bello di Gmail è proprio questo: non è nato “perfetto” – anzi: era un progetto secondario rispetto allo sviluppo del motore di ricerca! – ma Google l’ha curato parecchio e così è riuscito a renderlo uno strumento sempre più utile, comodo, facile da usare. Al punto che, se volete, lo potete tranquillamente configurare come client per avere la posta elettronica sempre a disposizione, e sotto controllo.

Essendo gratis, poi, può valere la pena dargli una chance, o no? 😉