Pensa, Scrivi. Ripensa, cancella, riscrivi. Il mio quotidiano lavorativo è fatto – soprattutto – di questo: seguire i contenuti a supporto delle presenze online dei nostri clienti e di alcuni progetti interni all’azienda (tra i quali in particolare Ultimoprezzo.com), cercando il modo più efficace per far conversare ciascuna di queste realtà con il proprio target di riferimento. Non sempre è “buona la prima”, anzi: il confronto è un passaggio fondamentale per riuscire a costruire risultati convincenti.
Per lavorare con colleghi e clienti utilizzo ogni giorno alcune risorse che ormai do quasi per scontate, ma che a ben pensarci così scontate non sono. Prendiamo, per esempio, la posta elettronica. Se ci rifletto, da un cassettino della memoria viene fuori il 1997: in realtà me lo ricordo come fosse oggi…
C’era una volta…
Acquisto il mio primo computer; lo pago una fucilata e dopo qualche tempo passato ad ammazzarmi di videogames comincio a navigare – con una lentezza esasperante – e a scambiare mail con l’unico amico che in quello scorcio di paleolitico digitale ha un pc con internet. Naturalmente lento quanto il mio. La connessione? Si paga a consumo, e per evitare di scatenare le ire di mamma e papà la centellino. Per fortuna c’è Outlook Express: scarico le mail e posso rispondere con calma anche quando sono offline.
Certo, quando il mio amico mi gira qualche allegato da 5MB o più (mannaggia a lui!) il download impiega diversi minuti. Per non parlare di quando sono io a voler spedire, ad esempio, una foto o gli appunti in Word per una ricerca scolastica: all’epoca il bigino universale Wikipedia ancora non c’era… Toccava invece armarsi di santa pazienza, specie quando sentivo mamma gridare “è pronto da mangiare vieni-subito-che-si-fredda!” e invece io ero lì ancora davanti al mio monitor – naturalmente un 14” con annesso tubo catodico – a veder avanzare l’indicatore d’invio un pixel per volta, o a maledire il messaggio di errore. Strigliata assicurata, ma valle a spiegare che non era colpa mia 😉
…e oggi: tutta un’altra storia
Oggi tutto è diverso! Di norma le connessioni sono molto più veloci rispetto alle vecchie 56k, e sono anche molto più stabili. Di norma…
Inoltre molti degli strumenti che usavo allora si sono perfezionati e sempre più spesso sono disponibili anche in Cloud, ossia online. Penso ad esempio ad alcune delle evoluzioni di Office e affini: bella comodità poterle avere a portata di click praticamente sempre, ovunque ci sia rete! Giusto l’altra sera dovevo mandare a un gruppo di amici un file Excel che nessuno riusciva a visualizzare correttamente; come ho risolto? Creando un Foglio di Calcolo con Google Drive e condividendolo!
Oppure penso di nuovo alla posta elettronica. In questo caso la prima a venirmi in mente è quella inclusa in Google Apps for Business (oggi Google Suite), il servizio che uso per lavoro e che poi ha molto in comune con la mia casella personale di Gmail; cominciare a utilizzarla anche in ufficio è stato un passaggio del tutto naturale.
Se confronto la sua comodità con quella del mio caro vecchio Outlook Express del 1997 (che comunque ricordo con affetto), sembra di essere su un altro pianeta…
Mail in Cloud: perché mai?
Anzitutto ho smesso di scaricare i messaggi in locale, tutti sul mio computer: risparmio un sacco di tempo, visto che l’icona della graffetta continua a dirmi quando c’è un allegato ma oggi posso scegliere tra aprirlo per avere una veloce anteprima, archiviarlo su Google Drive “ad maiora” o, solo se ne vale la pena, scaricarlo (cosa che agli albori ero costretto a fare e basta, “O così o Pomì”).
La posta elettronica in cloud ci segue sempre: basta una connessione
Più velocità, meno spazio
Potesse parlare – e se la tecnologia continua di questo passo presto lo farà 😉 – credo il computer mi ringrazierebbe anche per averlo messo a dieta: ok che i modelli degli ultimi anni hanno hard disk ultracapienti, dunque non hanno difficoltà a gestire le mail anche in locale; ma per chi guarda la posta soprattutto su smartphone o tablet, e sono tanti, il discorso sarebbe lo stesso? Con una memoria flash che raramente arriva a 128GB, ma di norma è compresa tra 8 e 16GB (seppur espandibile via MicroSD), sicuramente no.
Tra l’altro, ancora a proposito di computer, non è un mistero che i software per la gestione della posta elettronica tendano a rallentare le prestazioni del PC (o del notebook), e dopo qualche tempo possano aver bisogno di un po’ di manutenzione: saremmo in grado di farla? Non tutti riescono a improvvisarsi “tecnici”, e anche le tonnellate di guide e tutorial che girano online non sempre sono d’aiuto.
Il salvagente del backup
Scaricare la posta in locale, poi, può anche essere pericoloso. L’ho scoperto sulla mia pelle quando il mio primo computer s’è rotto: scaricavo tutte le mail senza lasciarne copia sul server (per non parlare di fare dei backup: all’epoca non mi chiedevo neppure cosa fossero) e in un colpo solo ho perso tutti i messaggi, cosa che mi sarebbe capitata anche se mi avessero rubato il notebook.
Fortuna che non c’era niente di importante in quell’archivio (al massimo qualcuno di quei “test” che si scambiavano tra amici: film preferito, numero fortunato… Ricordate?) ma avessi avuto documenti importanti, fatture, bollette e quant’altro, la cosa sarebbe stata ben più preoccupante. Col tempo, e le esperienze, sto imparando che avere una copia di backup su un hard disk esterno è importante, ma avere anche la terza copia (quella che lascio sul Cloud) è la via migliore per mettersi al riparo da archivi corrotti, mail che van perse e quant’altro.
Mail ovunque (ma proprio ovunque 😉 )
Un altro vantaggio di lasciare la posta su server anzichè gestirla in locale con un client è che le mail mi seguono o-vun-que: in ufficio cambio postazione? Il computer non deve essere necessariamente il mio, perché io possa controllare la posta. Qualcuno ha una richiesta così urgente che devo gestirla da casa? Login su Gmail et voilà, posso farlo. Oppure, ancora più tipico: tutte le volte che mi chiedono “Vista la mail che ti ho mandato?” basta lanciare l’App sullo smartphone (o accedere alla casella mail via browser), controllare e rimediare con pochi tap. L’unica cosa imbarazzante da fare rimane scusarmi per la sbadataggine 🙂 Il paragone col farraginoso “giro mail” di quel pionieristico 1997 è impietoso.
Per lavorare e collaborare
In realtà, l’account Gmail con Google Apps for Business offre ancora di più: oltre a poter aggiungere più indirizzi alla console di controllo, e passare così ad esempio dalla casella professionale a quella personale o da lì a quella del mio blog in un solo click, all’interno di un account aziendale si può delegare l’accesso ad una casella di posta ad altri colleghi (fino a 25) senza per questo dovergli comunicare la password: potranno vedere le vostre email, rispondere “per delega” alle più urgenti ma non modificare le vostre impostazioni. Se vi sembra inutile, provate a pensare a come potrebbe trasformare il modo di lavorare ora che le vacanze si avvicinano un po’ per tutti.
Dal “Drive Through”…
Avere le proprie mail in Cloud semplifica molto della loro gestione. Torniamo, per un attimo ancora, al 1997 e alla mia predilezione per Outlook Express: se volevo inoltrare una mail dovevo farla uscire dal “circuito”, ossia anzitutto scaricarla in locale (coi 56k di cui sopra) e da lì “caricarla” di nuovo per poterla inviare. Era un po’ come il “drive through” della Formula 1: una penitenza! Oggi invece questo passaggio può essere risparmiato: basta un click su “Inoltra” e tutta questa operazione avviene semplicemente, server to server, senza che ce ne accorgiamo se non perché riscontriamo di aver risparmiato tempo. E spazio.
…al Drive virtuale
Spazio che però non è infinito: chi attiva un account Google, ad esempio, ha a disposizione 15GB da sfruttare per posta (Gmail), documenti (Drive) e Foto (Google +). Negli account Business “base” come quello che usiamo a “Casa Axura”, che costano 4€/mese l’uno (o 40€ l’anno), lo spazio raddoppia: 30GB. Non è poco, specie per chi usa principalmente la posta, ma chi gestisce foto e documenti con la piattaforma Drive può “mangiarselo” molto più in fretta.
Per chi vuole sempre fare tutto gratis l’alternativa è affidarsi di volta in volta a servizi analoghi, almeno per la condivisione dei file: Dropbox, ad esempio, ma anche WeTransfer, WeDrop, etc. In questo senso, però, Google ha la classica “marcia in più”: lo stretto legame che c’è tra Gmail e Drive permette infatti di gestire tutti i documenti importanti all’interno dello stesso “ecosistema”, e se questo ci costringe a “espanderci” sul server c’è sempre la possibilità di farlo: per arrivare a 100GB bastano 1,99$ al mese, ossia il prezzo per Gigabyte più basso attualmente sul mercato (anche se da qualche tempo chi ha Office 365 con 6,99$ al mese può avere anche 1TB a disposizione su OneDrive). Ma di questo torneremo a parlare in futuro.
Nulla è perduto
Gestire la posta elettronica su Cloud è la miglior garanzia – specie per gli smemorati come me – di avere un backup costante senza doversene ricordare: c’è qualcun altro, ossia il provider, che ci pensa in automatico. Certo, un vecchio adagio dice che “Fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio” e qui possiamo tradurlo con “Un backup in locale non fa mai male, anzi…”. Ma può essere considerato un “di più”: una doppia garanzia utilissima, ma quantomeno non indispensabile.
Ognuno di noi riceve ogni giorno, in media, 147 email Baydin
Dove finiscono i nostri dati?
Per alcuni utenti, e soprattutto per le grandi aziende, la decisione di utilizzare servizi di posta elettronica in Cloud passa anche attraverso considerazioni legate alle localizzazione dei server, alle policy sulla privacy e ad altri fattori di natura simile. Immaginiamo le email di un partito di opposizione in una Nazione dove vige un regime totalitario o ancora, quelle di un’azienda che tratta progetti segreti di rilevanza nazionale: scegliere “a quale provider rivolgersi” non è così banale e le conseguenze di una scelta inadeguata potrebbero rivelarsi anche gravi.
Inoltre, alcuni fornitori mettono a disposizione (senza alcun intervento umano) le informazioni presenti nei messaggi ad appositi algoritmi, utili per mostrare pubblicità contestuali all’utente del servizio di posta elettronica. Se alcuni possono ritenere questo tipo di pubblicità mirate un servizio, per altri si tratta di un’indebita ingerenza nella sfera personale.
Trovare il giusto equilibrio non è certo facile dal momento che la situazione varia in continuazione anche per la singola persona, magari un giorno più propensa a condividere e quello dopo più restia.
Work in progress
D’altra parte c’è da dire che Google – e Gmail – mi “coccolano” parecchio. Ok, un giorno mi hanno praticamente costretto a usare la visualizzazione predefinita della mail; inizialmente non mi avevano convinto, e per qualche tempo ho continuato a basarmi sulla “prioritaria” e sperimentare le altre versioni: tanto per cambiare bastano un paio di click. Ma adesso ho ceduto anche io: vuoi mettere la comodità di avere le mail suddivise automaticamente per argomento? E’ come avere un ufficio postale a propria disposizione! Così quando vedo nuove “Promozioni” so che basterà un’occhiata frettolosa (così frettolosa che Google sta pensando di rinfrescarla per darle risalto, introducendo una visualizzazione stile Pinterest); invece se ricevo novità in “Principale” è meglio dargli subito retta. E questo è solo l’inizio.
Etichette
Accanto all’archiviazione della posta in cartelle, che non è un inedito (c’era già nel mio Outlook…), Gmail offre anche la possibilità di attribuire delle etichette. Chi è abituato a tenersi le mail sotto gli occhi fino a quando non le ha gestite, può etichettare ogni conversazione per sapere di cosa si tratta: “casa”, “volontariato”, “acquisti Amazon”, “utenze”, etc. Oppure, in ambito lavorativo, “cliente A, B, C”: così basta un rapido sguardo per sapere cosa resta ancora da fare.
Uno per tutte, tutte in uno
Un’altra esigenza che avevo, io che in passato ho attivato indirizzi di posta elettronica a raffica (uno per gli amici, un altro per cercare lavoro, uno per gestire l’account Flickr… volete che continui?), era quella di gestirli tutti insieme. Con Gmail posso farlo: oggi ricevo la posta da tutti questi indirizzi e posso continuare a usarli oppure rispondere con uno solo, quello che ho scelto come “ufficiale”.
Alias e filtri
Magari siete anche voi, come me, tra quelli che hanno creato un indirizzo solo per registrarsi a quei servizi “One Time” che poi ti mandano quintali di mail pubblicitarie: giochi online, promozioni, newsletter di dubbia utilità, etc. Si può fare con 10 minutes mail, certo, ma in alternativa si può sfruttare ancora una volta Gmail, che ha escogitato un “trucco” per limitare la loro invadenza: partendo dal nostro indirizzo principale possiamo inventarne tanti, simili, da dare in pasto a questi servizi: basta mettere un punto nel nome utente, o un + prima di un attributo (tipo alessandro+newsletter@gmail.com) e poi aggiungere un filtro che metta da parte le mail destinate a questo alias. Se pensiamo che in media ognuno di noi riceve 147 mail al giorno, questo escamotage può farci risparmiare parecchio tempo, non trovate?
Tips & Tricks
Ancora, altre piccole cose: quando voglio scrivere una mail da smartphone, l’App mi trova il destinatario in quattro e quattr’otto perché si sincronizza con la rubrica, da cui attinge e a cui contribuisce; quando scrivo che sto per mandare un allegato e poi non ce lo metto, mi suggerisce di farlo (per la verità con un banner così petulante che mi indispettisce come il primo giorno, anche se la possibilità di allegare con “Drag and Drop” o scegliendo direttamente dai file del Drive compensa ampiamente questo disappunto). Poi ci sono le estensioni, più o meno utili, di Gmail Labs.
Presentarle tutte è praticamente impossibile, anche perché Gmail ne introduce di spesso di nuove rimpiazzando quelle che non hanno avuto grande successo. Personalmente non potrei fare a meno di “Annulla invio” di Yuzo F: vi è mai successo di premere “Invia” prima ancora che la mail fosse completa? Questa estensione ci salva dalla figuraccia, perché consente – appunto – di annullare l’invio entro pochi secondi dopo che è stato fatto. Quanti ne bastano per accorgersi che mancava qualcosa.
Questo è solo un esempio, ma ci sono quintali di post e addirittura interi siti dedicati ai Gmail “Tips and Tricks”, ricchi di suggerimenti e estensioni gratuite tutte da sperimentare.
Ok: questo è il presente
Con queste premesse di semplicità, velocità e comodità, la posta – che da cartacea è diventata elettronica, e questo è un dato ormai assodato – oggi ci arriva direttamente in tasca ovunque noi siamo nel mondo, salvo eccezioni (come quella cinese) dovute a difficoltà geopolitiche prima ancora che tecniche: possiamo accedere alle email e leggere anche conversazioni, ad esempio, di 5 anni fa più o meno ovunque noi siamo, da PC fisso, notebook, smartphone, tablet; persino dai piccoli smartwatch!
Ma l’email ha un futuro?
Il presente ha già cominciato a svelarci come potrebbe essere in futuro il nostro modo di comunicare; se in quel lontano 1997 quando volevo sentire un amico ero costretto a citofonargli o telefonargli, ammesso che fosse a casa, oppure mandargli una mail, sempre che la leggesse (del resto ancora non avevo un telefonino, dunque di SMS manco a parlarne), oggi i modi per restare in contatto sono tantissimi e immediati: social network, chat e messaggistica istantanea ci permettono di raggiungere chiunque sia tra i nostri contatti in tempo reale, e ovunque si trovi.
Anche lo scambio di informazioni all’interno di gruppi di persone accomunate dagli stessi interessi è diventato semplicissimo. Magari qualcuno di voi si è già ritrovato inserito, ad esempio, nel gruppo “Genitori di quinta elementare” su WhatsApp, dove vengono postati foto, video e commenti sull’operato delle maestre e della scuola. Funziona in questi contesti, e ancor più e meglio può tornare utile in ambito aziendale, dove gli strumenti possono essere ancora più evoluti: i modi per comunicare e condividere le conoscenze che arricchiscono la knowledge base dell’azienda e migliorano la Customer Relationship Management (CRM) oggi sono molto più efficaci rispetto al “tradizionale” scambio mail, di cui poi si fatica a tenere traccia. In prospettiva di perfezionamenti futuri, poi, lo diventeranno sempre di più.
Certo! Se saprà evolversi…
L’email come la conosciamo oggi è dunque destinata alla pensione, così come prima di lei è successo al fax? E’ vero, ormai ha più di 40 anni (un’Era, in ambito tecnologico) e da più di 15 fa ormai parte del quotidiano di molti di noi, ma andiamo piano a intonare il de profundis: di certo, per sopravvivere dovrà continuare a evolversi: Google, ad esempio, durante I/O 2014 ha annunciato l’intenzione di voler andare progressivamente oltre il protocollo IMAP per passare alle Gmail API, che consentiranno alla posta elettronica di comunicare con altre applicazioni. Il potenziale dell’email, insomma, sembra ancora lontano dall’esaurirsi…
…e non essere invadente
Questo anche perché, a oggi, resta uno degli strumenti più semplici e veloci da usare, oltre che (sempre più) economico da gestire. Sta a ciascuno, poi, imparare a usarla al meglio delle sue potenzialità e con buonsenso: ricordate la Ferrari, che per limitare il giro mail all’interno dell’azienda (dove tutti comunicavano via mail anche da una scrivania all’altra) ha dovuto imporre un limite allo scambio giornaliero? Sul versante opposto c’è il caso della Legge francese che consente di ignorare le email professionali che vengono ricevute al di fuori dell’orario lavorativo. Considerazioni come queste valgono per la posta elettronica ma anche – con i dovuti distinguo – per gli strumenti che in qualche misura stanno cominciando a rimpiazzarla.
C’è di più
A proposito di strumenti per lavorare meglio insieme, nella suite di risorse messe a disposizione con le Google Apps for Business c’è anche Google Drive, cui abbiamo già accennato. Alla luce delle novità presentate poche settimane fa durante l’evento Google I/O e delle loro possibili applicazioni, nel quotidiano e in ambito professionale, anche questo argomento merita un approfondimento. Ci ritorneremo presto: stay tuned!
Nel frattempo, fare un tagliando alla casella di posta elettronica può essere un’idea utile per semplificarsi la vita: tra account multipli, etichette, visualizzazioni e tips and tricks, c’è di che sbizzarrirsi! Il modo per renderla uno strumento di lavoro sempre più ordinato, meglio organizzato ed efficiente, di certo non manca 😉
